Roberto Flores
Operaciones - @rfmorfin
Mantener un negocio propio no es una tarea fácil, pero sí gratificante. Sin duda es un reto fascinante para todas las personas con espíritu emprendedor. Pero, ¿qué sucede cuando nos vemos sobrepasados por circunstancias de fuerza mayor? ¿Qué decisiones debemos tomar para que nuestros negocios sigan funcionando y la crisis no nos alcance?
Reinventarse en tiempos difíciles
Los estragos que la pandemia ha venido ocasionando son cada vez más eviendentes.
Ya son muchos los negocios en México los cuales han tomado la iniciativa de suspender actividades en la oficina o establecimiento y continuar trabajando desde casa. Otros, tales como cafés y restaurantes, han activado únicamente el modo de entrega a domicilio; también hay quienes han decidido cerrar debido a la drástica disminución en sus operaciones.
Naturalmente, estas medidas han generado inquietud en quienes se encuentran al frente de un negocio. Es por ello que ante este panorama muchos nos preguntamos ¿cuál será el futuro de los pequeños negocios, las nuevas empresas y los proyectos en curso que se han visto sorprendidos ante la situación actual? Si bien el abanico de posibilidades es incierto, hay algo de lo que podemos estar plenamente seguros: para salir adelante y ser capaces de responder en el futuro a eventualidades similares, tendremos que reinventarnos.
En este artículo te presentamos 3 estrategias tecnológicas que te podrán ayudar a enfrentar estos momentos de crisis y a replantear algunas de las operaciones de tu negocio.
1.- Trabajo remoto
El trabajar desde casa no es tema nuevo, de hecho el término “telecommuting” fue acuñado en 1972 por un ingeniero de la NASA. Con el pasar del tiempo a esta práctica se le conoció mejor como “trabajo remoto” y a medida que la tecnología fue avanzando, algunas compañías empezaron a experimentar con modelos laborales disruptivos los cuales implicaban enviar gran parte de sus empleados a trabajar desde casa.
Una de la empresas que en su momento enarboló semejante práctica fue Yahoo!®, debido al porcentaje sin precedentes de empleados que llegaron a laborar de manera remota. No obstante, en el año 2013 la entonces CEO de Yahoo!® Marissa Mayer, ante la crisis financiera por la que la compañía atravesaba, decidió prohibir el trabajo remoto; una decisión que generó serias dudas respecto a la eficacia de tal práctica. ¿Cuál fue el resultado? Para sorpresa de la ex-CEO y muchos otros, el grado de productividad teniendo ya a todos de vuelta en la oficina no tuvo el incremento esperado; un suceso que celebraron los partidarios del trabajo remoto y que marcó un hito en la cultura laboral.
Hoy en día, el tema ha dejado de generar controversia y muchas empresas alrededor del mundo operan exitosamente bajo este modelo. Desde luego, la implementación de métodos de coordinación ha sido clave, pero igual o más importante ha sido el uso de herramientas tecnológicas que facilitan la continuidad y el control de la operación.
A continuación te comparto algunas herramientas que podrían facilitar la migración del trabajo de oficina de tu negocio a una dinámica de trabajo remoto.
"Nos gusta darles a las personas la libertad de trabajar donde quieran, con la certeza de que tienen el impulso y la experiencia para desempeñarse de manera excelente, ya sea que estén en su escritorio o en su cocina."
Documentos en la nube
No es sorpresa que en pleno año 2020, muchos negocios sigan manejando el suite de Microsoft Office® de manera tradicional, es decir, mediante la versión instalable en computadoras de escritorio, y que como consecuencia natural, continúen almacenando los archivos en el “disco duro”.
Esta práctica está tan arraigada que la empresa Microsoft® ha tenido que destinar grandes sumas de dinero para persuadirnos a migrar a la nube, específicamente a la versión Microsoft Office 365® la cual opera completamente en línea, no requiere instalarse y sus respectivos archivos son almacenados en servidores remotos; un modelo de negocio que beneficia tanto al proveedor como al usuario.
Por otra parte, la compañía Google®, pionera en este tipo de tecnología online, ha logrado un éxito rotundo llevando los documentos de texto (Google Docs®), las hojas de cálculo (Google Sheets®) y otros tipos de archivos a la nube, mediante su servicio Google G Suite®, al cual se puede acceder de manera gratuita pero limitada con una cuenta de correo “gmail”.
Desde luego, existen otras alternativas a Google® y Microsoft®, no obstante, todas intentan ofrecer beneficios similares.
Las ventajas de manejar documentos en la nube son muy amplias, siendo algunas de ellas:
- Los archivos se mantienen siempre accesibles desde distintos dispositivos (incluyendo móviles).
- La información se mantiene resguardada y respaldada bajo los más estrictos estándares de seguridad y almacenamiento.
- Se pueden compartir entre usuarios e incluso modificarlos en tiempo real de manera colaborativa.
Los tiempos han cambiado y ya no es indispensable estar frente a la computadora de la oficina para acceder a tales documentos. Aunado a esto, se ha vuelto relativamente fácil prevenir la pérdida de datos por causas como: falla del disco duro de la PC, robo, extravío u otros tipos de incidentes.
Sin duda es buen momento para que consideres nuevas maneras de gestionar tus archivos.
Videoconferencias
En plena contingencia causada por el Covid-19, millones de personas se han visto en la necesidad de recurrir a servicios de videollamadas para mantener una interacción cercana con sus colegas de trabajo, atender clases en línea, convivir con familiares y amigos, entre otras actividades.
Zoom®
La aplicación con mayor auge en este campo es sin duda Zoom®, a pesar de estar siendo cuestionada recientemente por algunos asuntos relacionados con la seguridad y privacidad.
Su éxito y popularidad tal vez se deba a la calidad del servicio, mismo que se refleja con una transmisión de video sin interrupciones, bajo una latencia por debajo de los 150 milisegundos, y que además, ofrece muchas opciones en su paquete gratuito.
Hangouts Meet®
Google® anunció a mediados del pasado mes de marzo que ofrecerá el servicio de paga de Hangouts Meet®, completamente gratis hasta el 1 de Julio de 2020. Hangouts Meet® es una versión similar a Google Hangouts® pero con un mayor número de funciones que le permiten competir al tú por tú con Zoom®.
Algunos consideran esta herramienta como la mejor opción para ser utilizada en estos momentos, por un lado debido a la oferta gratuita temporal, digna de ser aprovechada, y por otro lado debido al hecho de que para muchos, los productos de Google® son absoluta garantía.
Otras aplicaciones que vale la pena mencionar son:
- Whereby
Sumamente fácil de usar, no requiere cuenta ni descargar aplicación. La versión gratuita está limitada a 4 personas. - Skype
Permite videoconferencias de hasta 50 usuarios concurrentes sin costo alguno. - Jitsi
100% gratuita y de código abierto. Uso ilimitado, pero requiere montarse en servidor propio. Si te preocupa la seguridad y la privacidad, esta aplicación para videoconferencias es sin duda una de tus mejores opciones.
Planeación y colaboración
Existen algunas herramientas que suelen ser muy populares entre los equipos de desarrollo de software, más no del todo en otros ambientes laborales. Organizaciones como Facebook®, Twitter® o Google® llevan años utilizándolas, así como también PYMES y grandes empresas que buscan mantenerse a la vanguardia.
La situación actual nos está empujando a descubrir tecnologías y a modernizar nuestra forma de operar. Son tiempos para examinar nuevas opciones e intentar instrumentos que considerábamos ajenos, innecesarios, pero que en momentos como éste, pudieran ser nuestros mejores aliados.
Sin más preámbulo, te comparto algunas de estas herramientas:
Slack®
Esta aplicación basada en la web tomó a la industria por sorpresa en el año 2013, revolucionando la comunicación organizacional de muchas empresas.
Pensemos en WhatsApp® pero con cientos de funciones y más apta para entornos organizacionales. La aplicación es sumamente intuitiva, funciona en múltiples dispositivos y ofrece una versión gratuita pero muy robusta.
El corazón de Slack® son sus “canales”, equivalentes a los grupos de WhatsApp® pero con un nivel de control mucho mayor. Estos canales pueden ser públicos o privados, su modo de organizar las conversaciones es excepcional y además los usuarios pueden ejecutar acciones directamente en el chat; algunos ejemplos: programar un recordatorio, enviar un E-mail, etc. Esto es posible ya que Slack® se puede interconectar con una gran cantidad de aplicaciones externas.
Millones de usuarios y miles de empresas hoy por hoy utilizan Slack®. Sin duda vale la pena que la revises y evalúes.
También te dejo dos alternativas a Slack® dignas de mencionar, 100% gratuitas y de código abierto:
- Riot.im®
Esta solución destaca por ser software libre (sin costo y modificable) y por tener un alto enfoque en la seguridad y privacidad. Se puede instalar en servidores propios. - Mattermost®
Esta solución es tal vez la más similar a Slack® pero distribuida bajo código abierto, lo cual permite que se pueda instalar en servidores propios y tener así absoluto control sobre la misma.
Asana®
Una herramienta utilizada tanto por profesionistas, como por grandes corporativos del nivel de Google®, NASA®, Spotify®, entre otros.
Consiste en una aplicación basada en la web que permite llevar un control de proyectos y sus respectivas tareas entre múltiples usuarios.
Algunas otras plataformas con el mismo propósito:
- Trello
Especializada en el manejo de proyectos a base de tableros estilo kanban. Muy popular y cuenta con paquetes gratuitos. - Monday
Una de las plataformas más versátiles en este rubro. Ofrece un vasto número de opciones. No cuenta con un paquete gratuito, pero sí permite probarla sin costo por algunos días. - ClickUp
Al igual que Monday, esta plataforma es robusta y cuenta con una gran cantidad de características. Además ofrece un paquete gratuito “de por vida”. Ampliamente recomendada. - Teamgantt
¿Amante de los diagramas de Gantt? Esta plataforma te permite organizar proyectos a base de diagramas de Gantt. Muy práctica y útil, sobre todo cuando es necesario gestionar múltiples proyectos en paralelo. No ofrece paquete gratuito, pero sus precios son accesibles.
Acceso remoto a computadoras
Hay algunos escenarios en los que no es posible llevarnos la computadora a casa. Ejemplo de ello son ciertos tipos de software de carácter administrativo, financiero o contable que se encuentran instalados en equipos que suelen estar montados en racks, ubicados en áreas especiales o que simplemente son utilizados por varios compañeros de trabajo.
Una manera de sobrellevar esta situación es acceder a la computadora que dejamos en la oficina vía internet, es decir, conectarnos desde otro equipo (en el hogar) al equipo que dejamos en la oficina y así trabajar tal como si estuviéramos frente a él. Varios de nuestros clientes han tenido que recurrir a tal opción para acceder a sus sistemas de contabilidad desde sus hogares.
Microsoft Windows® ofrece una herramienta incluida en el sistema operativo llamada Remote Desktop Connection® diseñada justamente para tal propósito.
Este software también puede instalarse en macOS®, disponible en el App Store®.
Es importante aclarar que para hacer uso de esta herramienta, suele requerirse de apoyo técnico debido a la necesidad de ciertas configuraciones.
Afortunadamente existen también otras alternativas que pueden utilizarse sin necesidad de lidiar con asuntos técnicos.
Aquí algunas de ellas:
- TeamViewer
Tal vez la herramienta más popular en el ramo. Es mucho más sencilla de configurar en comparación con Remote Desktop Connection® pero sólo es gratis para fines personales (no comerciales). Se adquiere bajo suscripción mensual. - Anydesk
También muy popular. Es más económica que TeamViewer. De igual manera ofrecen distintos planes mensuales.
Existen innumerables tutoriales y recursos en la web para conocer más sobre ellas y aprender a utilizarlas, por lo que te invito a explorarlas y sacarles provecho.
2.- Venta Online (eCommerce)
Los hábitos de consumo han empezado a cambiar. La industria del comercio electrónico, mejor conocida como eCommerce, ha ido en aumento año con año; cada vez son más los negocios que se integran al ámbito digital y los consumidores que descubren los beneficios de comprar en línea.
El pasado 23 de marzo, la reconocida empresa Amazon® anunció que contrataría 100,000 nuevos empleados de almacén debido a la gran demanda que ha surgido a raíz del coronavirus. Esta tendencia también se está viendo reflejada en otros negocios, mismos que ya también ofrecen sus productos y servicios en línea; una paradoja que llama la atención: mientras algunos negocios están pasando por un momento de crisis financiera, otros no se dan abasto debido a que cuentan con los medios para vender por internet.
Si bien son muchos los consumidores quienes prefieren realizar sus compras directamente en establecimientos físicos, es claro que semejante conducta está cambiando, siendo la contingencia sanitaria a la que nos enfrentamos un catalizador para la adquisición de productos y servicios mediante el uso de tecnología.
De acuerdo al diario elfinanciero.com.mx, MercadoLibre® tuvo 2,186 millones de visitas en 2018, tan sólo en México.
El diario también menciona que en el año 2018, el valor del eCommerce en México fue de 491.25 mil millones de pesos. Además, al cierre de 2019, se reportaron 83 millones de usuarios de internet, de los cuales 74% son mayores de edad, donde 8 de cada 10 usuarios han realizado alguna compra en línea en el último año.
Por ello, los negocios requieren una estrategia que les permita mantener su competitividad, alineándose a las últimas tendencias y atendiendo al gran mercado digital, cuyo índice aumenta año con año. Es claro que si tu negocio permanece cerrado al público, tu volumen de ventas lo resentirá en caso de no contar con canales alternos de venta; una tienda online puede permanecer abierta 24/7 y también te permite alcanzar mercados más allá de tu zona geográfica.
¿Qué opciones tengo para mi negocio?
Si bien existen varias plataformas de comercio electrónico, tales como Amazon® y Mercado Libre® las cuales te permiten vender tus productos de una manera relativamente sencilla, hay que tener en cuenta el porcentaje elevado de sus comisiones y otros factores, tales como el no permitirte exponer abiertamente tu marca o negocio, interactuar con tus posibles compradores vía múltiples canales, y el hecho de que el servicio al cliente ofrecido suele ser precario, al punto que ya se encuentran entre las empresas con mayor número de amonestaciones por parte de la Profeco.
Desde luego, muchos vendedores acuden a estas plataformas por el alto grado de exposición que las mismas les ofrecen, el proceso sencillo de incorporación y otros beneficios. Miles de comercios y vendedores han prosperado distribuyendo sus productos en dichas plataformas. No obstante, muchos otros negocios, afectados por los costos tan elevados en comisiones aplicados por tales plataformas, han decidido apostarle a tener su propia tienda online, ya sea mediante plataformas “Hágalo usted mismo” tales como Shopify®, Godaddy®, Squarespace®, Wix®, etc, o acudiendo a Agencias de Marketing y/o Software.
Venus Chocolates, un establecimiento ubicado en Tijuana, B.C., a finales de 2019 decidió renovar su tienda online con el apoyo de nuestro equipo. Hoy por hoy ha podido hacerle frente al COVID-19, ofreciendo una experiencia de compra 100% digital y con entrega a domicilio en toda la ciudad y al resto del país, sin tener que depender únicamente de plataformas como Uber®, Rappi®, etc.
La inversión que implica adquirir estas tiendas online es mucho menor de lo que puede pensarse; además el retorno de inversión tiende a ser bastante favorable. Una tienda online implementada adecuadamente, mantiene a tu negocio a la vanguardia y preparado para responder efectivamente a diversos tipos de contingencia.
A raíz de la problemática que se está viviendo, sin duda la industria digital tendrá un crecimiento mayor del estimado. Es un hecho que ya no habrá vuelta atrás, por lo que es importante considerar modernizarse y adaptarse al cambio.
3.- Redes Sociales
Mantener una presencia en redes es sin duda un canal indispensable para el logro de resultados en el entorno digital. Hoy más que nunca, es imprescindible estar ahí para tus clientes, seguidores y prospectos. En épocas donde se promueve el distanciamiento social para evitar riesgos a la salud, las plataformas de redes se vuelven una herramienta de gran apoyo.
En una conferencia de prensa, Mark Zuckerberg anunció que el uso de Facebook Messenger y Whatsapp se ha duplicado desde que esta crisis inició.
Hoy por hoy podemos aprovechar tales plataformas para anunciar cambios en dinámicas de atención y horarios, así como cualquier otra medida llevada a cabo por nuestros negocios en respuesta a la contingencia.
Como marca, podemos reforzar nuestra presencia y mantener contacto con nuestros seguidores mediante publicaciones alusivas a la situación actual, tales como:
- Tips y trucos
Compartir este tipo de información es una de las maneras más efectivas para llamar la atención de tu audiencia. No importa cuál sea el giro de tu negocio, tu conocimiento adquirido en el ramo te hace un excelente candidato para aportar información valiosa a la comunidad; mejor aún si puedes relacionarlo con la situación actual. Por ejemplo, si tu negocio es un restaurante, pudieras brindar algunos consejos sobre cómo mejorar la higiene en la cocina.
- Videos de Unboxing
Este formato consiste básicamente en grabar a una persona abriendo la caja de un producto e ir describiendo la experiencia, mencionando desde luego las características, virtudes, ventajas y desventajas, entre otros datos. En vista de que recrea la experiencia de un comprador, este formato suele evocar fácilmente el factor sorpresa, un ingrediente muy eficaz en la promoción de productos.
- Citas
Publicar frases inspiradoras y motivacionales, sobre todo en momentos de angustia, seguro te traerá algunos likes. Acompáñalas con imágenes de fondo o simplemente con un color vibrante.
- Dato informativo
La sed por información en torno al COVID-19 pareciera ser insaciable. Si encuentras alguna nota periodística relacionada con tu giro y el coronavirus, compártela a través de tus redes y bríndale a tu audiencia algún dato relevante.
- Sorteos (Giveaways)
Conecta con tu audiencia actual y consigue también nuevos seguidores a través de sorteos en vivo. Es importante tener en cuenta algunos puntos para realizar este tipos de sorteos en redes y obtener el máximo beneficio:
- Un sorteo funciona mejor cuando ya cuentas con una audiencia sólida. Si tu comunidad aún es pequeña puede que el resultado no sea muy redituable.
- Promociónalo con al menos una semana de antelación y recuérdale a tu audiencia diariamente a través de redes. Proporciona todos los detalles (fecha y hora, reglas, etc). También comunícalo a través de E-mail o incluso mediante una página web dedicada al sorteo (landing page).
- Dirige y enfoca el sorteo a tus clientes actuales. Los leads o prospectos recibirán la invitación de manera indirecta.
- El producto o servicio que sortees debe corresponder a tu negocio. Las tarjetas de regalo para ser consumidas en tu tienda en línea son muy buena opción. No obstante, debido a las circunstancias, se pueden hacer algunas excepciones y sortear algo que pueda contribuir a la causa. Aquí un buen ejemplo.
¿Te gustaría saber más sobre redes sociales?
La plataforma Domestika se unió al movimiento #QuédateEnCasa y lanzó una campaña de anuncios en redes sociales para promover cursos gratuitos en su sitio web, con el fin de que las personas inviertan su tiempo aprendiendo.
Ya son muchas las empresas y plataformas que han empezado a ofrecer sus cursos con certificación de manera gratuita, por un periodo limitado, tal es el caso de Coursera y Google Digital Garage.
Comentarios finales
El panorama actual, por más duro que parezca, nos está empujando a reconsiderar nuestras formas de operar. Se vive una aceleración en la adopción tecnológica de manera nunca antes vista: personas renuentes al cambio están conociendo los beneficios del mundo digital. Muchos de ellos por primera vez están utilizando aplicaciones bancarias, comprando en internet, participando en videoconferencias y demás.
Desde luego, estamos conscientes de las enormes dificultades por las cuales muchos negocios están atravesando. Mantenerse de pie será un reto para todos, así como el no dejarse abrumar por la tempestad.
Como Agencia en Marketing y desarrollo de Software, creemos en un futuro donde la tecnología, utilizada de forma correcta, nos brindará enormes beneficios y nos permitirá abordar las vicisitudes de la vida con mayor firmeza.
Esperamos que las herramientas mencionadas en este artículo puedan aportarle valor a tu negocio y contrarresten de alguna manera los efectos del entorno económico actual.
Nos encantaría conocer tu opinión. Cualquier aportación es bienvenida. Te invito a dejar tus comentarios en la parte inferior.
Roberto Flores
Actualmente se desempeña como Director de Operaciones en Cortier, Agencia de Marketing Digital y Desarrollo de Software. Roberto lleva más de 15 años de experiencia diseñando y desarrollando sofware para PYMES y grandes empresas en México y E.U.A.